miniday 歡樂的氣氛下完成了,
其中也有些優缺議題值得探討, 也希望獲取最多最好的經驗
與建議,經驗的傳承對以後辦活動的人會有很多幫助,
也會提高辦活動的意願,減低辦活動的畏懼感與困難度.

希望聽取大家的意見與建議, 可以讓活動越辦越好.

霜的完整建言:

MINIDAY 應先確定場地 日期 並且規劃區域 節目 流程後

製作 大海報 供車廠及車友會張貼 miniday消息
小海報 內容需有完善介紹 包含場地規畫、路線圖、救援專線、住宿資料、當日流程...
預售門票 每一單位預先發放50張左右 採預售門票方式售出
確定要參加miniday之車友 可自行先向車廠貨車友會購票 當日報到 憑票入場
節省團體報到之時間與人力資源。

未預先購票者 亦可當日購票 但不發放紀念品資料帶之類物品 請自行至販賣部買紀念品 數量有限
以預先購票者 可準確計算 紀念品所需數量及當日車數 不需再設置報到處 當日憑票入場 憑票換紀念品資料袋


所以報名方式

大致可分 預售門票 與現場購票 兩大類囉

預售門票 以車廠及車友會為單位 每一單位發放50-100 張門票
在預售時間截止後 收回 未賣出門票 及 已賣出門票之金額
便可確定統計數量 與紀念品數 (此方法與團體報名類似 但不需核對人數 憑票入場)

現場購票 分mini車友票價 與其他車種票價(金龜or改裝車) (也可考慮增加一般觀眾票價)
將現場

包刮家屬票價內 將所有票價分級 售出


報到處 以今年為例 不含交接班 人力資源為6人以上, 若改採預售票 與現場購票
將人力資源編列為3人 1人現場售票 2人驗票 即可放行 不需再核對團體名單 浪費人力

交管組 也可由1人負責 配合3-4位工讀生 引導交通
場外大路口重點引導 入場內 做分類引導 分區停車即可

服務組 由1人負責代2-3工讀 配合發放紀念品 善盡"服務"之事宜 舉凡醫療 WC引導之類 或配合記者採訪 解決疑難雜症之瑣事

活動組 問題最大ㄉ就是活動組啦
但是本屆 最熱絡成功低 也是這一組
所以應該可沿用此模式徵求車廠贊助活動 一元競標 、跳蚤市場、繞錐、推車、滾輪胎比賽之類....
預先取得活動內容方便列入規劃時間流程之簡介中...

資金來源 已收預售票之金額 可靈活運用外
還可由 各車廠、油商、輪胎行、美容保養...小至與小攤販賣熱狗冰旗淋之類流動攤販配合 以利分攤帳篷硬體租用之費用
採用類似園遊會方式進行 歡迎各流動攤販進駐 方便車友 用餐



將第九屆之資金運用 與參加人數 作為下屆門票收取之參考價格 應該不會太難計算~

大致上是先這樣 細節不寫ㄌ~ 看ㄉ懂 就參考看看唄~



本屆優缺則是在於...

時間的流程上
早上10點半 甚至更早 就已經有車友到達會場
不管到達的是否為第二 或三批 志工 但第一批 卻仍未就定位

報到時間10點半 中午午餐時間12點 10點半至12點之間 完全無事可做
此時段中最忙的是 志工部分 但是對於提早入場的車友 實在不知要做啥
也無節目 甚至攤販也沒有 應該需要改善 考慮是否縮短時間
才不至於讓提早到的車友 吃完午餐就提先離開

用餐部分 實在建議應增加流動攤販 (或者可在地圖上 秀出最後一站7-11 讓人提早購物入場)

活動節目部份 實在精采
但有關競技類 應加強規劃與管制 或者考慮簽切結書 或投意外險


活動部份與工讀生部分 可以考慮與在地大專院校之社團交涉
由社團提供樂團之類表演活動 我們出場地 讓他們有表演空間 想爭取表演機會的大多會免費演出
也可由大學社團中 招攬工讀人員 大多數也會願意整個社團都集體參加 方便調度
以一天節目為例 工作時間為7:00~5:00 日薪1000 又為假日時間 實在很多學生都會願意幫忙低
此時便可增加 一般觀眾門票 以一票50出售 可增加收入 又可透過學生間打廣告 來支付工讀費用

多多利用各種管道 增加資源 開放增加此類活動宣傳 自然會有贊助商出現~


想到啥 就寫啥 有點亂 尤其忘了標點符號如何使用 看完 真是辛苦你ㄌ

希望下一屆 成功~

miniday 主辦後的回想:

就活動型態而言:

1.遊樂區型 :

a. 活動內容彈性,有遊樂設施可以補足,對活動設計負擔較低.
b. 遊樂園設施不需擔心,玩的,吃的, 也比較好安排.
c. 經費高,因需購買入場卷,假日人潮多,專屬場地洽談不易
d. 人潮容易分散不容易聚集.

2.miniday主題型

a.場地專屬化,主題動靜態節目設計需用心
b.人潮可聚集不易分散,
c.節目需多元避免太單調,場地洽談預算可以節省,
d.是專屬mini人的活動類型,比較有 Miniday 的感覺.
e.場地選擇要多注意週邊設施的完善.

就辦活動地區而言:

1.中部地區

mini 老車的特性, 越是折中點,參加車數意願都會比較高, 但對北南區的主辦者
勘查與洽談的難度也相對提高

2.主辦者所在地附近

洽談較容易, 地區若偏南或偏北偏東, 會減少車輛數, 需設計高吸引力的內容
吸引車友參加 , 需考慮住宿等安排, 可以發揮在地特色.


良好的活動場地要素:


場地要夠大,停車空間聚集,平整, 要考慮遮陽與避雨, 附近要有民生所需設施,
如洗手間,吃住設施也要考慮,水電設施,場地預算, 交通便利好找 .
可辦理動靜態活動 , 場地所有單位配合度, 停車場與活動空間不能相隔太遠等.


活動日期的選擇:

1. 8/26 日前附近

可替 mini 慶生 , 符合傳統miniday定義 , 七八九月天氣熱也不穩定,颱風多,變數大.
遮陽避雨, 天氣不穩室內活動類型要有備分方案. 要有延期的準備計劃.

2.十月之後

天氣較涼 , 連假機率高 , 替mini慶生的氣氛較低, 天氣因素較穩定. 暑假已過
對家長比較不方便.

活動日期 活動地點, 越早定案, 越早公佈越好, 可以方便車友排假,車廠準備,
或是利於 商品開發的期程.


報名與報到的流程設計 :

報名方式:

1. 車廠,車友會,俱樂部團體報名.
2. 網站線上報名
3. 當天現場報名

團體報名效率最高,只要備妥海報,活動企劃書,團體報名統計表,給予車廠,車友會即可.
由車廠車友會代為登記與收費,最後統整數字,並寄送門票與餐票..等作業.

網站報名可以方便沒有 mini 的車友,或是不方便去車廠的朋友,門票需靠郵寄送達.

當天現場報名的不確定因素很大,可能因為天氣等因素造成報名數的差異很多,
也容易因排隊讓交通塞車,所以盡量避免與減少現場報名.


報名時程規劃:

最晚兩個月前,把海報與企劃書與團報表,發放至車廠與車友會,能越早越好.
活動時間 15-20 天前,把報名數回收統計,並把票券寄達車廠車友會.
或是 敢脆把票券先寄出,實賣實銷,miniday 當日多餘票券退回.


進場流程:

a. 門口分流,有票的驗票放行,沒票的請往另一邊排隊現場購票. (停車空間要預留).
b. 交管引導至停車場停車. (停車場標兵車要先定位).
c. 停好車前往服務處領取紀念品或相關物品.
d. 稍作休息, 等待開幕.

預算經費籌募與贊助:

預算:

a. 場租與場地設施與佈置: 拱門,舞台,帳棚,音響,發電機,桌椅,垃圾桶...等設施.
b. Miniday 紀念品, 海報,企劃書...徽章等印刷品.
c. 活動日餐飲安排,餐費.
d. 活動的獎品,摸彩等預算.
e. 工讀生, 工作人員預算.
f. 工作人員,交通費,電話費...等補助.

贊助與收入:

a. 車廠,車友會贊助基金或材料..等商品.
b. 週邊協力廠商贊助
c. 車友贊助.
d. 拍賣收入.
e. 紀念商品開發收入.
f. 門票收入.
g. 海報收入.

尋求贊助:

a. 廣邀廠商一起參與活動,以mini的資源互換,達成贊助.
b. 請車廠參與協辦,一起設計活動內容,執行專屬活動項目,並提供獎品贊助,或資金贊助.
c. 與政府單位合辦,尋求補助.
d. 車友會或 mini 之友店家贊助.


活動文宣與媒體運用:

活動宣傳:

a. 電子媒體如網站,社群...等宣傳. (備妥簡易活動企劃).
b. 平面廣告,雜誌廣告,海報張貼,海報分發宣傳. (備妥新聞稿分發).

活動內容設計:

a. 盡量與 mini 相關的主題.
b. 盡可能容易準備,道具簡單易於準備.
c. 活動內容不要太複雜,要簡易好實施.
d. 要考慮動靜皆宜,老少咸宜,顧及性別與不同年齡層.
e. 要考慮安全的問題.


紀念品與商品:

a. 紀念品為每年miniday 不可或缺的特色,可作為紀念與收藏,也是主辦的收入之一.
b. 設計當屆 miniday 的 logo ,可以授權給有興趣的車廠與車有開發相關商品,可以多些收入.
c. logo 設計最好在三個月前完成與公佈,可以方便有興趣的朋友進行授權與開發.


各項時程表的安排 :

a. 越早勘查場地與定下活動日期,越早公佈越好. (企劃書).
b. 最晚三個月前把活動大綱定調. (企劃書).
e. 最晚三個月前完成人力編組,與任務分工. (人力組織表).
b. 三個月前把海報與企劃書與報名表設計印刷準備好. (設計組,活動組,報名組.)
e. 三個月前,把文宣與活動細節,廣宣發佈出去. (公關與媒體).
f. 三個月前把 logo , 紀念品設計完成,發包出去. (設計組).
g. 最晚兩個月前把海報,企劃書,報名表寄發給車廠車友會. (報名組,團體報名表)
h. 兩個月前開始拜訪車廠車友會,尋求 miniday 的協助與贊助. (活動組,主辦).
i. 最晚兩個月前,開始進行活動內容準備與道具,獎品等籌備. (各組,物資表,獎品與分配表).
j. 15天前進行活動排演與物資需求檢核. (物資表,活動排程表).
k. 15天前完成工讀生或工作人員訓練. (工讀生工作分配表).
l. 10天前完成活動完整排演,主持人的演練. (活動排程表,主持人口條).
m. 10天前完成活動獎品的配發與包裝編號. (獎品與分配表).
n. 活動前一天場地佈置完成. (場地設施規劃圖, 物資表).
o. 活動前一天,把道具,獎品物資清點上車. (物資表, 獎品分配表).
p. 活動當日把停車標兵車,定位好. (停車動線規劃圖).
r. 活動當日早, 把各站人員與工讀生就定位. (工讀生工作分配表).
s. 活動當日早, 作最後一次現場演練. (活動流程表).
t. 活動當日早, 主持人最後排演. (主持人口條).
u. 準備迎接 來賓 到達 ~

人力安排與訓練 :

a. 活動與企劃組
b. 報名組與財務
c. 交管與動線組
d. 設計組
e. 公關與媒體
f. 活動紀錄
g. 服務與支援組.

人力的運用:

為讓所有車友能盡可能參與 miniday , 工作人員盡可能訓練工讀生來執行,
各組只需一兩人擔任組長之職, 了解該組的細節,訓練工讀生到位,
在進場流程順利進行後,組長就可離開, 遇到緊急狀態再處理即可.


~~

以下 是好心的車友寄給我的建議,
我也不知道是誰ㄟ..., 但是還是謝謝他.

全文如下:

hi~您好
關於MINIDAY的文宣資料袋發放給各車友
是否考慮使用PVC塑膠袋呢？
可以印上車友精心設計的LOGO
又較紙袋耐用
車友重覆使用又達宣傳之效果
如方便的話，可以郵寄樣品給您參考
如有打擾之處敬請見諒

你們真是一群熱愛MINI的車友
不知您是否有參與過NEWMINI的MINIDAY
NEW-MINIDAY在活動當天
有做佈景(像MINIDAY當天在升旗台上後面的佈景)
是提供給車友拍照做記念之用

參與二屆MINIDAY發現您們真的好用心與熱心
另外活動的安全措施也要注意到喔~像這次繞錐比賽，場地就很簡單
放幾個障礙物、拉二條繩子而以
如果在牆壁邊放輪胎，車友比賽時就比較不會直接撞到牆
另外要規劃看台區(您看過F1賽車吧!裡面的安全措施都做的很好，看台區、車輛進場維修都要減速、行進方向…等，雖然MINIDAY不是專業的比賽，但可以參考別人的優點喔)...如有得罪的地方，請原諒
活動都會有好有壞，希望MINIDAY能愈來愈好

不知道您是否看得懂我的外星語.


真的謝謝他的建議.有許多不錯的建言可以最為日後參考喔.

mini9th還能說什麼呢
除了熱烈掌聲還是更熱烈掌聲
您辛苦了
希望有一些來晃晃或早早就
的車友下一屆還能來參加畢竟這樣的活動
是需要所有的車友熱情來參與的

辦活動是真的很累人,尤其是車友自己接辦
500人以上,250部車以上, 一般人第一次接辦都會慌了手腳.
其實若經費許可, 真的可以考慮請專業辦理,或僱請工讀生來
滿足人力需求,不過大家要多付些入場費喔 !!

大家開心最重要,miniday是mini人的精神節日,延續下去最重要.
大家珍惜能夠聚在一起的日子,簡簡單單的想法就可以了.
謝謝大家的參與支持.

參照：

下一屆老師有空再來作滷肉飯好了，希望多告之一下車友，免費的，幫協會募款而已，這次區區募了3000不到，很汗顏沒幫上什麼。下次換個口味好了。

超激強力清純少男老師滴口水中 :-D

太好了 , jeff 肚子餓囉 !! 下屆我應該比較閒,
可以帶魯味去... 呵 !!

突然看到這篇,

有興趣主辦 Miniday 的朋友可以參考看看 ~