關於 Miniday 的經驗分享~~

adm

翻找過去的文章 ...突然看到這篇 ~

關於主辦 Miniday 的 lilicoco ...

對於主辦過的車友可以回味,
未主辦過的車友可以參考 ~

舊討論區中, 還滿多記憶可以回味的 ~

jeff

Miniday 要提高 mini 車參加數, 有幾個小竅門 :

1. 盡量辦在中部附近, 這是對老車最有利的. (地利).

2. 選在氣候穩定天氣涼爽的季節 . (天時).
   a.提早公佈 活動日期與地點, 讓大家提早準備,
   b.miniday 盡量辦在星期天.(考慮上班的問題).

3.強化團體的橫向聯繫, 團體是最容易掌握車友的單位. (人和)
   a. 加強車廠的聯繫.
   b. 加強車友會俱樂部團體的聯繫.
   c. 票券, 海報, 活動企劃書, 提早寄送到車廠車友會, 方便團體聯繫報名作業.

4.具有吸引力的活動內容.

5.利用有效率的媒體宣傳,FB,網站,平面雜誌,海報,旗幟....等文宣.


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jeff

可以增加熱鬧度, 降低活動成本的方式:

1. 與政府單位企劃的活動或節慶 合作.
    a. 減少場地成本.
    b. 提高能見度.

2. 與其他車種(或老車), 聯辦.
    a. 車數多可以擴大規模, 分攤活動開支, 例如舞台,音響...平面..等活動設施.
    b. 人數多, 可以提高活動收入, 降低門票成本.
    c.  規模大,可提高商品開發意願,增加紀念品營收補足活動開銷.

3. 提高強化 Mini 同業, 車廠的參與度.
    a. Mini車廠與 miniday的關係密不可分.
    b. 增加互動,可以提高參與感, 一起設計參與活動, 也可增加贊助,減少主辦支出.

4. 異業合作, 商務輔助活動,相輔相成.
    a. 以贊助彌補活動所需開銷.
    b. 多元的合作, 可以增加可看度, 與活化活動內容.

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jeff

舉辦 Miniday 的 程序:

1. 決定活動型態與主題.
2. 選擇與勘查適合場地
3. 談妥場地與活動日期, 盡早公告.
4. 海報, 文宣, 票券, 企劃書優先完成, 以利報名.
5. 活動內容的準備.

Miniday 進場的程序:

1. 快速的驗票
2. 快速導引至停車區.
3. 服務區領取活動紀念品,或是活動內容物品.
4. 引導至休息區, 或開幕場地, 準備開幕.

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jeff

miniday 主辦後的回想:

就活動型態而言:

1.遊樂區型 :

a. 活動內容彈性,有遊樂設施可以補足,對活動設計負擔較低.
b. 遊樂園設施不需擔心,玩的,吃的, 也比較好安排.
c. 經費高,因需購買入場卷,假日人潮多,專屬場地洽談不易
d. 人潮容易分散不容易聚集.

2.miniday主題型

a.場地專屬化,主題動靜態節目設計需用心
b.人潮可聚集不易分散,
c.節目需多元避免太單調,場地洽談預算可以節省,
d.是專屬mini人的活動類型,比較有 Miniday 的感覺.
e.場地選擇要多注意週邊設施的完善.

就辦活動地區而言:

1.中部地區

mini 老車的特性, 越是折中點,參加車數意願都會比較高, 但對北南區的主辦者
勘查與洽談的難度也相對提高一點

2.主辦者所在地附近

洽談較容易, 地區若偏南或偏北偏東, 會減少車輛數, 需設計高吸引力的內容
吸引車友參加 , 需考慮住宿等安排, 可以發揮在地特色.


良好的活動場地要素:


場地要夠大,停車空間聚集,平整, 要考慮遮陽與避雨, 附近要有民生所需設施,
如洗手間,吃住設施也要考慮,水電設施,場地預算, 交通便利好找 .
可辦理動靜態活動 , 場地所有單位配合度, 停車場與活動空間不能相隔太遠等.


活動日期的選擇:

1. 8/26 日前附近

可替 mini 慶生 , 符合傳統miniday定義 , 七八九月天氣熱也不穩定,颱風多,變數大.
遮陽避雨, 天氣不穩室內活動類型要有備分方案. 要有延期的準備計劃.

2.十月之後

天氣較涼 , 連假機率高 , 替mini慶生的氣氛較低, 天氣因素較穩定. 暑假已過
對家長比較不方便.

活動日期 活動地點, 越早定案, 越早公佈越好, 可以方便車友排假,車廠準備,
或是利於 商品開發的期程.


報名與報到的流程設計 :

報名方式:

1. 車廠,車友會,俱樂部團體報名.
2. 網站線上報名
3. 當天現場報名

團體報名效率最高,只要備妥海報,活動企劃書,團體報名統計表,給予車廠,車友會即可.
由車廠車友會代為登記與收費,最後統整數字,並寄送門票與餐票..等作業.

網站報名可以方便沒有 mini 的車友,或是不方便去車廠的朋友,門票需靠郵寄送達.

當天現場報名的不確定因素很大,可能因為天氣等因素造成報名數的差異很多,
也容易因排隊讓交通塞車,所以盡量避免與減少現場報名.


報名時程規劃:

最晚兩個月前,把海報與企劃書與團報表,發放至車廠與車友會,能越早越好.
活動時間 15-20 天前,把報名數回收統計,並把票券寄達車廠車友會.
或是 敢脆把票券先寄出,實賣實銷,miniday 當日多餘票券退回.


進場流程:

a. 門口分流,有票的驗票放行,沒票的請往另一邊排隊現場購票. (停車空間要預留).
b. 交管引導至停車場停車. (停車場標兵車要先定位).
c. 停好車前往服務處領取紀念品或相關物品.
d. 稍作休息, 等待開幕.

預算經費籌募與贊助:

預算:

a. 場租與場地設施與佈置: 拱門,舞台,帳棚,音響,發電機,桌椅,垃圾桶...等設施.
b. Miniday 紀念品, 海報,企劃書...徽章等印刷品.
c. 活動日餐飲安排,餐費.
d. 活動的獎品,摸彩等預算.
e. 工讀生, 工作人員預算.
f. 工作人員,交通費,電話費...等補助.

贊助與收入:

a. 車廠,車友會贊助基金或材料..等商品.
b. 週邊協力廠商贊助
c. 車友贊助.
d. 拍賣收入.
e. 紀念商品開發收入.
f. 門票收入.
g. 海報收入.

尋求贊助:

a. 廣邀廠商一起參與活動,以mini的資源互換,達成贊助.
b. 請車廠參與協辦,一起設計活動內容,執行專屬活動項目,並提供獎品贊助,或資金贊助.
c. 與政府單位合辦,尋求補助.
d. 車友會或 mini 之友店家贊助.


活動文宣與媒體運用:

活動宣傳:

a. 電子媒體如網站,社群...等宣傳. (備妥簡易活動企劃).
b. 平面廣告,雜誌廣告,海報張貼,海報分發宣傳. (備妥新聞稿分發).

活動內容設計:

a. 盡量與 mini 相關的主題.
b. 盡可能容易準備,道具簡單易於準備.
c. 活動內容不要太複雜,要簡易好實施.
d. 要考慮動靜皆宜,老少咸宜,顧及性別與不同年齡層.
e. 要考慮安全的問題.


紀念品與商品:

a. 紀念品為每年miniday 不可或缺的特色,可作為紀念與收藏,也是主辦的收入之一.
b. 設計當屆 miniday 的 logo ,可以授權給有興趣的車廠與車有開發相關商品,可以多些收入.
c. logo 設計最好在三個月前完成與公佈,可以方便有興趣的朋友進行授權與開發.


各項時程表的安排 :

a. 越早勘查場地與定下活動日期,越早公佈越好. (企劃書).
b. 最晚三個月前把活動大綱定調. (企劃書).
e. 最晚三個月前完成人力編組,與任務分工. (人力組織表).
b. 三個月前把海報與企劃書與報名表設計印刷準備好. (設計組,活動組,報名組.)
e. 三個月前,把文宣與活動細節,廣宣發佈出去. (公關與媒體).
f.  三個月前把 logo , 紀念品設計完成,發包出去. (設計組).

g. 最晚兩個月前把海報,企劃書,報名表寄發給車廠車友會. (報名組,團體報名表)
h. 兩個月前開始拜訪車廠車友會,尋求 miniday 的協助與贊助. (活動組,主辦).
i.  最晚兩個月前,開始進行活動內容準備與道具,獎品等籌備. (各組,物資表,獎品與分配表).

j.   15天前進行活動排演與物資需求檢核. (物資表,活動排程表).
k.  15天前完成工讀生或工作人員訓練. (工讀生工作分配表).
l.   10天前完成活動完整排演,主持人的演練. (活動排程表,主持人口條).
m. 10天前完成活動獎品的配發與包裝編號. (獎品與分配表).

n. 活動前一天場地佈置完成. (場地設施規劃圖, 物資表).
o. 活動前一天,把道具,獎品物資清點上車. (物資表, 獎品分配表).

p. 活動當日把停車標兵車,定位好. (停車動線規劃圖).
r.  活動當日早, 把各站人員與工讀生就定位. (工讀生工作分配表).
s. 活動當日早, 作最後一次現場演練. (活動流程表).
t.  活動當日早, 主持人最後排演. (主持人口條).
u. 準備迎接 來賓 到達 ~

人力安排與訓練 :

a. 活動與企劃組
b. 報名組與財務
c. 交管與動線組
d. 設計組
e. 公關與媒體
f. 活動紀錄
g. 服務與支援組.

人力的運用:

為讓所有車友能盡可能參與 miniday , 工作人員盡可能訓練工讀生來執行,
各組只需一兩人擔任組長之職, 了解該組的細節,訓練工讀生到位,
在進場流程順利進行後,組長就可離開, 遇到緊急狀態再處理即可.


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小藍海

真是一門大學問

吃力不討好    要辦的人的確不簡單

難怪陳老師要寫文章解釋南區會長的意義

jeff

Miniday 可大可小 ~

簡單的話, 可以約一個時間, 找一個地點, 大家同時出現,
車排排停, 車友聊聊天就可以.

若要搞大也可以搞到筋疲力竭人仰馬翻.

這是一場可能 200 - 350 部車, 500 - 1000 人的大活動.
從 場地,日期 -- 宣傳報名 -- 活動內容設計規劃實施,
吃的喝的玩的, 再再都是金錢與團隊的考驗.
辦過一次, 會讓你感覺像是 重生一樣~~~

反正很刺激, 很好玩, 很挑戰....
有機會真的要試試看 !  
不騙你,  玩過一次, 甚至會欲罷不能,
因為.....
破關了, 也就無敵無懼了 !!!

ㄚ富

回覆 7# jeff

破關, 也就無敵了 !!!

jeff

回覆  jeff

破關, 也就無敵了 !!!
ㄚ富 發表於 2013-9-17 06:39

阿富 ,

辦完 Miniday 是不是有種如釋重負, 破關的感覺~
以後再辦活動是否感覺都相對容易了 !

ㄚ富

回覆 9# jeff

感覺沒想像中的難~現在辦活動抓重點就好~簡單啦

jeff

沒辦過, 或是承辦時, 是壓力大 !!
辦過後感覺就不難了~

大家有機會真的可以挑戰看看,
會對 Miniday 大大改觀 ~

霜

真的是 輕鬆看待啦~
阿富說的對~  現在辦活動抓重點就好~簡單啦

jeff

爐主群 都碼 破關後 輕鬆自在 ~~

下次你們再玩一次 !!   ~

會上癮的 !!

ㄚ富

回覆 13# jeff


要玩就玩大一點~~姊夫先拿500K來花花~~酸

jeff

回覆  jeff


要玩就玩大一點~~姊夫先拿500K來花花~~酸
ㄚ富 發表於 2013-9-17 18:56

你想辦 亞洲 Miniday 喔 ???

ㄚ富

回覆 15# jeff


   

jeff

車友會 輪辦Miniday那麼多年了, 經驗與人才足足有餘 ,
辦理 Miniday 的相關作業與活動進行, 很多已經標準化.
參加過幾次 Miniday 的朋友就會懂一清二楚.

所以辦 Miniday 沒那麼可怕 ~

最難的地方是 , 人力資源人才的運用, 與活動經費如何平衡的問題.
相信辦過一次以後, 就會了解與學習到寶貴的經驗.
這種經驗真的難能可貴 ~~

jeff

Miniday 人員大致分工與執掌:

報名組:

1.車廠名單, 車友會名單 :
   兩個月前把海報,企劃書(內含報名程序),團體報名表,門票,送達車廠,車友會.
2.網路報名的規劃與執行. (報名啟動前做好線上報名表格).
3.現場報名的規劃執行. (備好:統計表,票券,零錢等...)
4.團體報名的統計回收,報名費回收,票務處理. (報名截止後,回收數字與報名費).
5.活動當天驗票,與現場售票的流程與執行. (設驗票站,安排驗票售票人手)
6.票務相關問題的解答處理. (報名期間的 Q & A ).

交管組:

1. 活動場地的交通資訊. (Miniday 場地的交通資訊 宣導)
2. 活動當天進場 動線規劃與交管. (場地停車的規劃與動線圖).
3. 活動時的車輛調度動線規劃與交管. (活動中運用車輛的調度)
4. 活動離場動線規劃與交管. (進場離場 交管)

服務組:

1. 車主紀念品發放  
2. 紀念品販售
3. 活動相關的物品 發放領取.
4. 現場疑難處理.
5. 簡易 醫療,藥品準備.
6. 餐盒,午餐安排領取,飲水....等服務.

活動企劃組:

1. 活動全程企劃. (含報名...等程序).
2. 活動內容,遊戲...等規劃與執行.
3. 公關(與贊助商,或老車俱樂部..聯絡),贊助商談,媒體的聯繫規劃與執行.
4. 預算的分析 與收支的規劃.
5. 場地的佈置規劃. (停車區, 活動區, 驗票區, 服務區...等規劃佈置).
6. 獎品的分配與頒發的執行規劃. (編號,列表,包裝...等)
7. 招商. (其他贊助商,或協力廠的合作安排規劃).
8. 活動前的宣傳 (網路, 社群...廣告...等).

活動支援組:

1. 活動道具的設計製作.
2. 活動中場地的設置與人力支援.
3. 活動的紀錄. (攝影與編輯).
4. 空檔時,彈性的人力支援各組執行.

設計組:

1. 海報設計
2. 門票設計
3. 現場旗幟, 看板, 布條...與場地氣氛營造品美工設計.
4. 紀念品 LOGO 設計, 手提袋, 包裝等....
5. 參與紀念品的 美工設計.



進場流程:

1. 報名組: a.驗票分流 (分有票, 現場購票或缺票)
               b.驗票作業. (或另一區現場購票作業)

2. 交管組: a.接手引導至停車場停車
               b.引導車友至 服務區, 領取紀念品與物資.

3. 服務組: a.發放紀念品, 或是飲水, 餐券...等.
               b.引導車友至休息區,或是 舞台前, 準備活動開幕.

jeff

報名方式 :

團體報名 :  車廠, 車友會或俱樂部. (最有效率)

網路報名 :  可以在 FB, 或 Mini 各網站合作開啟網路報名.

現場報名 :  臨時參加者,可當日現場購票.


報名的準備:

團體報名的橫向聯繫:

1. 與車廠, 車友俱樂部的聯繫 :  
活動海報, 活動企劃書 , 近年來網路發達, 應該建立電子通訊聯繫管道,

例如 : E-Mail 群組, FB 訊息群組 , Line 等社群工具通訊群組.....
可以盡早把活動資訊傳遞到車廠或俱樂部等合作報名單位, 有利於宣傳與報名.

2. 網站與 FB 等社群網站之活動宣傳.
3. E-mail , 或簡訊等通信工具的應用.
4. 平面文宣或宣傳邀請卡片.